Outil prises de rendez-vous

Bonjour à toutes et à tous,

Je perds beaucoup de temps à échanger des e-mails avec les enseignant·e·s pour fixer des rendez-vous pour les animations pédagogiques.

J'aimerais utiliser un outil de réservation en ligne, ou les profs pourraient se connecter et s'inscrire plus simplement. Il faudrait que je reçoive des notifications à chaque inscription, et aussi que je puisse bien paramétrer quelques détails (par exemple, pas deux animations de suite car j'ai besoin de temps pour ranger et installer la suivante).

Utilisez-vous un tel outil ? Sinon, comment procédez-vous ?

Belle fin de semaine et à bientôt,

Céline Lagrive, Bibliothèque scolaire secondaire de Pully

Salut Céline,

J'avais tenté de demander pour utiliser TeamUp, que les profs utilisent déjà pour réserver les ordis et compagnie, mais cela n'a pas été possible chez moi. Du coup, j'ai inventé une solution "entre-deux".

J'ai mis un lien vers mon calendrier Outlook sur la page Sharepoint de la bibliothèque. Les profs peuvent ainsi voir quand je suis occupée, et ensuite ils m'envoient un mail pour fixer la date. Ça réduit le nombre de mails, mais ça ne les supprime pas tous.

Bonnes recherches !

Hello,

Peut-être que Teamup pourrait fonctionner? Ils l'utilisent pour les classes (horaires) et pour les réservation de salle ici.Par contre je ne sais pas s'il y a le module d'alerte par mail. Tu peux voir avec le secrétariat:-)

Bonne soirée,

Véronique

Hello Céline,

A l'inverse d'Alyssia, j'avais réussi à avoir l'accès à TeamUp et que l'onglet bibliothèque soit ajouté pour faire la réservation. Tu peux regarder avec ton répondant informatique ou M. François Jaeger (francois.jaeger.edu@icloud.com) responsable CODE. Pour des raisons de sécurité, le lien à TeamUp est personnel depuis septembre, du coup, il peut t'être attribuer avec ton identifiant edu-vd.

A ta disposition si besoin :-)

Katy

@Alyssia: ils t'ont donné l'explication pourquoi tu peux pas le faire?

@Véronique : Je ne me souviens plus. Je crois que c'était surtout parce que le doyen chargé de TeamUp n'avait pas le temps de s'en occuper avant les vacances d'été (c'est le même qui fait les horaires...), et comme je ne voulais pas d'un truc paramétré à moitié, je n'ai pas insisté. Et comme finalement mon système marche assez bien, je ne suis pas revenue à la charge après la rentrée.

Hello,

Merci pour vos réponses :) Mon premier réflexe a effectivement été de me tourner vers TeamUp, mais le RI m'a dit qu'on ne pouvait pas paramétrer des alertes, ce qui me semble compliqué à gérer. Katy, merci de ta proposition. J'essayerai de t'appeler pour savoir comment tu gères.

Toutes belles fêtes de fin d'année et à bientôt :)

Céline

Bonjour, 

A Echallens nous utilisons TeamUp depuis des années (lors du temps de la plateforme Educanet, nous nous servions déjà d'une page de réservations. ) Certes, il n'y  a pas de notifications ou alarmes lors d'une inscription ou modification mais de toute façon seule les bibliothécaires ont les autorisations pour agender les visites. C'est qui est plus simple et évite les incriptions faites la veille à la dernière minute par les enseignants que parfois ne se rendent pas compte de ce qu'il faut préparer au préalable pour recevoir la classe. Reserver une visite en bibliothèque est différent que réserver du matériel à disposition :-)

Les enseignants nous donnent les informations sur la visite à agender (animation choisie, jours et plage horaire de préférence, temps à disposition, etc. ) et selon les disponibilité nous fixons la date. Cela fonctionne très bien chez nous et même pour ceux qui se déplacent d'un autre village et doivent faire la réservation du transporteur. 

La plateforme est visible pour tous (enseignants et direction) selon les périodes elle est bien remplie. Ce qui permet de se faire une idée de la charge de travail qu' a la bibliothèque en question d'accueil de classe et qu'il faut se prendre à l'avance pour agender un rdv avec la classe. 

Dolores

Bonjour,

A Vevey primaire (1-6H), je fonctionne normalement par mail, très souvent par téléphone (ou en live, ça va plus vite) pour les prises de rendez-vous d'animations ou de visites de classe.

Je note ensuite dans le calendrier "Bibliothèque" du TeamUp de l'établissement qui est consultable par le corps enseignant. De cette manière, les enseignants peuvent voir quand j'ai des plages de libre, pour ceux qui le consultent.

Les enseignants ne s'inscrivent pas eux-mêmes (ce qui était la pratique avant mon arrivée), ce qui me permet de "garder la main" sur mon agenda.

Bonjour les collègues,

J'ai découvert un peu par hasard que j'ai maintenant accès à l'application "Bookings" via Office 365. Avant, elle était réservée aux enseignants. Je suis en train de la tester et cela m'a l'air prometteur !

C'est un outil de prise de rendez-vous, un peu comme pour les rendez-vous médicaux. Cela ne conviendra pas à la philosophie de toustes les collègues, mais moi je n'en peux plus des échanges d'emails à rallonge :)

Je vous redirai comment cela se passe.

A bientôt et belle journée,

Céline

Bonjour à tous,

Alors à la suite de tous vos échanges, nous avons regardé avec mon AID pour trouver effectivement quelque chose de pratique. J'ai d'abord essayé de comprendre "Bookings" que nous avons grâce à Office, mais je dois dire que cela m'a paru un peu obscure... Donc Céline si tu arrives à gérer cet outil, je veux bien un retour de ton expérimentation, car j'ai de loin pas tout compris. Du coup je me suis tournée vers mon super doyen primaire adoré qui m'a fait en moins de deux un calendrier Teamup visible par mes deux entités (primaire et secondaire, il s'est mis d'accord avec la doyenne secondaire qui s'en occupe.) Les enseignants chez nous ont l'habitude de les consulter. Plus qu'à tester en live ce calendrier en ligne ! Nous l'avons rempli avec les activités à venir et nous tenterons de bien communiquer avec les enseignants pour qu'ils le regardent avant de nous proposer des dates qui n'iront pas ! ;-)

meilleures salutations de Coppet  Virginie

Coucou Virginie,

J'ai aussi testé le calendrier TeamUp, mais cela ne me convenait pas. Je voulais plus :) Avec TeamUp les profs voient tes disponibilités et prennent ensuite contact avec toi pour fixer un rdv. Je voulais que les profs puissent directement s'inscrire en-ligne.

J'ai trouvé Bookings super pratique et j'ai pu mettre en place qqch qui me convient bien. Je reçois des notifications à chaque inscription et c'est simple d'utilisation pour les profs. Il y a deux-trois astuces à comprendre pour bien le paramétrer. J'ai affiché un QR code à la salle des maître·sse·s pour que ce soit encore plus simple pour elleux. 

Par contre, j'accepte un certain nombre d'animations par jour et ensuite je bloque les plages horaires restantes pour pouvoir faire le reste du travail. Sinon, on est vites submergées.

Si tu as envie d'en savoir plus, n'hésite pas à m'appeler au 021 557 97 72 (mais pas cette semaine et la prochaine car j'ai des stagiaire et je suis encore plus sous l'eau que d'habitude huhu...).

Toute belle journée!

Céline

Hello Céline,

Avec Teamup, il y aussi la possibilité que les enseignants s'inscrivent. En plus, tu as la possibilité d'activer les notifications chaque fois qu'une réservation est faite.

Je serai également intéressé pour savoir comment tu as fait pour paramétrer Booking. C'est tout aussi obscur pour moi...

Belle journée !

Coucou Katy,

Merci pour ton message. Oui tu as raison. Mais je voulais pluuuuuus ! Monsieur Jaeger m'a montré les différentes options de TeamUp. Je voulais aussi que les profs puissent choisir dans une liste d'animations pédagogiques et d'autres choses que Bookings offre en plus. Je suis à ta dispo si tu as des questions, dès la semaine prochaine.

Une ptite astuce : il faut qu'une personne soit "assignée" à l'animation pour que le fonctionnement soit optimal.

Belle semaine !

Céline

Bonjour à toutes et à tous, 

Sur YouTube, vous trouverez un tutoriel qui vous permettra de prendre en main l'application Bookings : LIEN. 

Bonne découverte, 

Claudine Follonier