Heures cibles: Base 41h30 / semaine pour un 100%

Fichier saisie quotidienne: pour les personnes qui n'ont pas d'outil de saisie fourni par leur employeur. Permet de planifier les heures à faire et de voir si la balance horaire est éloignée de l'annualisation théorique.

Fichier saisie mensuelle: créé pour les personnes qui ont un outil de saisie fourni par leur employeur (p.ex: Mobatime). Permet de voir si la balance horaire est éloignée de l'annualisation théorique.

Pour les personnes qui ont une organisation du temps spécifique lié au contrat de travail, qui commencent leur contrat en cours d'année, qui ont un nombre différent de jours de vacances, ou qui ont un contrat à 40h/semaine, merci de prendre contact avec nous. Le fichier doit être adapté.

Ci-dessous, vous trouverez les fichiers saisie quotidienne et saisie mensuelle pour l'année 2025. 

Un mode d'emploi est également à votre disposition afin de vous aider à compléter les fichiers. 

Les bibliothécaires ou AID peuvent se rendre deux fois par année en librairie pour sélectionner des livres. S'il y a besoin de davantage de déplacements pour les sélections - achats en librairie, merci de vous coordonner avec la direction de votre établissement. 

Pour le remboursement des frais, vous trouverez les informations utiles sur la page suivante : LIEN

Les modèles de cahiers des charges pour les postes de bibliothécaires et AID scolaires seront revus à la suite de la révision des Recommandations et normes. 

Si vous ne souhaitez pas afficher votre deuxième ou troisième prénom (ex : Marie Alix Mireille Poppins <marie.poppins@edu-vd.ch>) dans votre adresse e-mail @edu-vd.ch, c'est possible !

Il suffit de contacter le secrétariat de votre établissement qui pourra mettre, dans LAGAPEO, un prénom et/ou un nom usuel qui prendra le dessus sur les données officielles issues de l’Etat civil.

Ci-dessous, vous trouverez un exemple du formulaire à remplir :

Quant aux changements de nom de famille, ils doivent être également signalés au secrétariat pour mise à jour de l'adresse email.

Vous suivez une formation (CAS BMS ou formation continue) et ne savez pas comment compter vos heures et quels frais peuvent être pris en charge par l'employeur?

Voici les conditions pour le personnel DGEO (éléments essentiels listés et directives à télécharger si besoin ci-dessous).

Pour les personnes sous contrat communal, merci de voir directement avec votre autorité d'engagement.

Heures à saisir dans mobatime:

Pour une journée de formation: 8h18

Pour une demie journée: 4h09

Pour le remboursement des frais, merci de consulter la page suivante : LIEN

Vous souhaitez accueillir un-e stagiaire et votre hiérarchie a donné son accord de principe ?

Pour un stage sous contrat communal / associatif, renseignez-vous auprès de la personne en charge.

Pour un stage à l’Etat de Vaud, voici les types de stages et les démarches à prévoir :
L’Etat de Vaud distingue quatre types de stage qui se font à des étapes différentes du parcours de formation :  

• Stage d’observation ou d’orientation : les personnes qui souhaitent découvrir l’exercice d’une profession
• Stage de pré HEG : les personnes qui souhaitent débuter une formation de bibliothécaire.
• Stage en cours de formation : les personnes qui sont en formation de bibliothécaire/AID (apprentissage/HEG).
• Stage volontaire : Les personnes qui souhaitent confronter les connaissances du métier visé avec la réalité « terrain »

Les modalités varient en fonction des besoins et de l’étape de vie du stagiaire.

Voici les étapes pour accueillir un-e stagiaire DGEO :

1. Déterminer, avec les RH DGEO, de quel type de stage il s’agit en mettant la CoordBS en copie au moins 2 mois avant l'arrivée du de/la stagiaire.
2. Si le stage doit être rémunéré, s’assurer que le financement est assuré.
3. Remplir un contrat de stage ou un accord de stage non rémunéré. (Seule l'autorité d'engagement peut signer un contrat, aucun autre contrat ne peut être signé.)
4. Remplir un plan de stage ou une convention de stage
5. Envoyer les documents (point 3 et 4) aux RH DGEO pour que la personne puisse être assurée contre les accidents (LAA) et, le cas échéant, s’assurer du paiement du salaire.
6. Si nécessaire, établir un certificat de stage à la fin du stage.

Attention, tous/toutes les stagiaires, même pour les stages d’un jour, doivent être assuré-e-s contre les accidents (LAA). Seule exception pour la JOM, où il n'y pas de démarche particulière à faire mis à part d'annoncer la venue de son enfant à son supérieur hiérarchique.

En cas de questions, n’hésitez pas à contacter la Coordination des bibliothèques scolaires  (coordbs@bcu.unil.ch)

Pour les bibliothécaires et AID engagé-e-s par l'Etat de Vaud.

Florian Labarre, responsable d'unité, et Sophie Wiasemsky, assistante, sont en charges des dossiers des bibliothécaires et AID scolaires aux ressources humaines de la DGEO.

Si vous avez des questions liées aux RH, vous pouvez écrire à Mme Wiasemsky (sophie.wiasemsky@vd.ch). Elle se chargera de relayer la question à M. Labarre (florian.labarre@vd.ch) si nécessaire.

Les entretiens de suivi métier avec les bibliothécaires sont basées sur les recommandations et normes.

Nous utilisons une grille de suivi, que nous communiquons systématiquement aux bibliothécaires et directions d'établissements concernés. Vous la trouverez ci-dessous.

A disposition pour répondre à vos questions!

Voici le document qui est transmis au nouveaux et nouvelles arrivé-e-s.

Il sera envoyé par email par le secrétariat CoordBS, mais peut également être imprimé lorsque vous accueillez du personnel dans la bibliothèque.