Les principes d'achat pour les établissements DGEO sont décrits dans la directive DGIP - DGEO disponible ci-dessous. 

A retenir, plus spécifiquement: 

Acquisition d'ouvrages pour le fonds scolaire

Les acquisitions d'ouvrages et de code-barres (Renouvaud) sont imputées sur le budget ordinaire des établissements. Le compte concerné est le suivant: 3103 "littérature spécialisée, magazines". 

Les acquisitions d'ouvrages sur budget extraordinaire n'impactent pas le compte de l'établissement (détail dans message envoyé à la direction, copie au ou à la bibliothécaire lors de l'attribution d'un montant extraordinaire). Les demandes de budget extraordinaire sont à adresser à la CoordBS, copie à votre direction et indication des besoins (motif de la demande, nombre de mètres linéaires à prévoir, montant souhaité idéalement).

Acquisition de matériel divers

Vous avez accès à StockEO (outil de gestion de stock de la DGEO). Cela signifie que vous pouvez consulter le catalogue et les prix du matériel de la DAL (Direction Achats Logistique).

Pour vos commandes, il faut distinguer:

• Le matériel nécessaire à des activités pédagogiques ou à l'équipement des ouvrages (film plastique, velcro ou crayons pour animation, etc. - imputation finale sur le compte 3104, matériel pédagogique).

Ce matériel peut être demandé au dépositaire via Stockeo ou, si votre direction d'établissement vous a octroyé les droits nécessaires, commandé directement.

• Le matériel nécessaire au bon fonctionnement de l’administration de la bibliothèque (trombones, stylo pour votre utilisation, scotch, papier, etc. - imputation finale sur le compte 3100).

Ce matériel peut être commandé via le secrétariat de l'établissement. Vous ne pouvez en aucun cas passer commande vous-même, même si votre direction vous a octroyé des droits pour le matériel pédagogique.

Vous trouverez ci-dessous deux modes d'emploi pour l'utilisation de cette plateforme.

Ci-joint, vous trouverez un modèle concernant la gestion des budgets pour l’acquisition de documents. Ce fichier regroupe les 3 budgets ci-dessous :

• Budget ordinaire
• Budget extraordinaire
• Budget provenant d'un organisme de tutelle (contributions communales ou intercommunales)

Dès le 1er janvier 2024, la DGEO a décidé que pour la partie scolaire, il ne faut pas prévoir de frais administratifs pour : 

• les cas de rachat des livres -> les livres perdus ou abimés sont facturés au prix d'achat en librairie. 
• les cartes lecteurs/lectrices à remplacer.

Le remplacement des cartes lecteurs/lectrices est gratuit. 

Pour rappel, un document est considéré comme perdu après deux mois de retard (voir décision Conseillère d'Etat Mme Amarelle du 18 juin 2022) LIEN.

Vous avez la possibilité de demander à la comptabilité de la DGEO d'établir une facture à destination des parents, lorsqu'un-e élève a perdu / endommagé un ouvrage.

En utilisant le formulaire ci-dessous qui doit être signé par la direction de l'établissement et transmis à la DGEP - DOFSI via l'établissement, vous lâchez la main sur le suivi du paiement. C'est la comptabilité de la DGEO qui veillera ensuite à ce que le paiement soit effectué par les parents.

Vous pouvez toutefois continuer à encaisser cash ces frais et à transmettre régulièrement les montants perçus au secrétariat.

Attention: une fois le formulaire transmis, il n'est pas possible d'encaisser le montant à la bibliothèque en cash.

Pour demander une annulation de facture (car souvent, la réception d'une facture implique le rapide retour du document...), l'établissement peut demander à la DGEO - DOFSI de procéder ainsi, en indiquant un motif d'annulation de facture.

Pour toute question, merci de vous adresser à la Coordination des bibliothèques scolaires à coordbs@bcu.unil.ch 

LIEN sur LA PLACE, de la Direction des achats et de la logistique (DAL)

La migration de la plateforme d'achats de l'Etat de Vaud sur LA PLACE  pose un certain nombre de problèmes pour vos commandes.

D'une part, seuls les détenteurs d'une adresse vd.ch peuvent s'identifier pour accéder au catalogue (identifiants IAM).

D'autre part, il est impossible de gérer un partage de facturation avec une institution hors Etat de Vaud, vous devez donc commander via LA PLACE uniquement le matériel destiné à la partie scolaire de votre bibliothèque.

La CoordBS étudie avec la DAL la manière dont ces problèmes peuvent être résolus.

Pour vos commandes, demandez à votre secrétariat/dépositaire le processus spécifique à votre établissement.